Zarówno podróż służbowa, jak i oddelegowanie, to pojęcia, które powszechnie funkcjonują w świadomości pracodawców i pracowników. Wiele osób wciąż jednak ma problem z rozróżnieniem ich roli i znaczenia.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy, podróżą służbową można nazwać sytuację, w której pracownik na wyraźne polecenie pracodawcy wykonuje swoją pracę poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Może on również liczyć na zwrot kosztów związanych z odbywaniem podróży służbowej. Co do zasady wśród tego typu kosztów wymienia się przede wszystkim: koszty przejazdów, noclegów oraz dietę. Choć Kodeks pracy nie określa ile powinien wynosić maksymalny czas trwania podróży służbowej, powszechnie przyjmuje się, że okres ten nie powinien przekraczać 3 miesięcy. Typowa podróż służbowa ma charakter okazjonalny. Dodatkowo, pracownik w trakcie jej odbywania nie jest zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków służbowych przez cały okres trwania wyjazdu. Podróże służbowe, ze względu na swoją specyfikę, można także podzielić na trzy okresy podróży, w tym czas dojazdu do miejsca świadczenia pracy, okres świadczenia pracy oraz czas powrotu do właściwego miejsca zatrudnienia. Oddelegowanie polega natomiast na określonej, czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy przez danego pracownika. Każdorazowe oddelegowanie pracownika w nowe miejsce pracy na okres dłuższy niż 3 miesiące powinno być jednak, zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy, poprzedzone formalnym wypowiedzeniem dotychczasowych warunków pracy.

W ogólnym ujęciu można stwierdzić, że podróż służbowa, zwana również delegacją, stanowi celową podróż poza miejsce pracy. Oddelegowanie natomiast stanowi czasową zmianę miejsca pracy, lecz nie musi się wiązać z podróżowaniem. Różnicę pomiędzy podróżą służbową a oddelegowaniem można także dostrzec w dokumentacji. W przypadku oddelegowania pracownika na dłużej niż trzy miesiące, wiążącym dokumentem jest wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki pracy. Podstawę formalną wyjazdu służbowego stanowi z kolei polecenie podróży służbowej. Powszechnie nie stosuje się określonego wzoru polecenia. Ważne jest jednak to, by ze sporządzonego w firmie dokumentu jasno wynikało skąd i dokąd udaje się pracownik oraz w jakim celu zostaje skierowany.