Ogólnie o ewidencjonowaniu sprzedaży

Podatnicy VAT – czynni, rozliczający podatek od towarów i usług oraz składający deklaracje VAT, mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży i zakupu na potrzeby rozliczania podatku VAT. Także podatnicy zwolnieni od podatku zobowiązani są ewidencjonować sprzedaż na koniec każdego dnia, jednak nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Ewidencja powinna być prowadzona w taki sposób, aby można było określić przekroczenie kwoty limitu zwolnienia. Jeżeli podatnik w jednym dniu wystawia wiele faktur, może to uwzględnić jednym zapisem w księdze sumą wynikającą z dziennego zestawienia faktur. Przychody ze sprzedaży nieudokumentowanej dokonuje się na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, jeśli nie jest prowadzona ewidencja za pomocą kas rejestrujących. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Elementy ewidencji

Poprawnie prowadzona ewidencja powinna zawierać wszystkie niezbędne dane do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT. Podatnik nie ma jednak obowiązku ewidencjonowania zakupów zwolnionych od podatku oraz innych zakupów, w stosunku do których nie przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego. Poprawnie prowadzona ewidencja powinna zawierać:

  • numer kolejny w ewidencji;
  • datę sprzedaży;
  • datę wystawienia faktury;
  • dane dotyczące nabywcy;
  • podporządkowanie do odpowiedniej stawki podatkowej;
  • wartość bez podatku;
  • kwotę podatku;
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
  • wartość brutto.

Całościowa ewidencja sprzedaży zawiera:

  • kwoty niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania;
  • wysokość podatku należnego;
  • kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu;
  • inne dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Oczywiście każda ewidencja może być rozbudowana o dodatkowe informacje, jednak wymogiem jest to, aby zawierała co najmniej informacje przedstawione powyżej.

Kasa fiskalna

Jeżeli dokonywana jest sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kas rejestrujących. Zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym podatników:

  • u których kwota obrotów na rzecz osób fizycznych (oraz rolników ryczałtowych) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł;
  • w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz osób wymienionych powyżej limit 20.000 zł należy ustalać w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym;
  • rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2012 r. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł.

Nie ma jednak możliwości zwolnienia w przypadku sprzedaży np. usług taksówkowych, dostaw części samochodowych, płyt CD i DVD i innych towarów określonych w ustawie. Podatnik stosujący do ewidencjonowania sprzedaży kasy fiskalnej zobowiązany jest uwzględniać w niej każdą sprzedaż oraz wykonać wydruk z tej sprzedaży, wręczając oryginał paragonu nabywcy. Obowiązek podatkowy w takim przypadku powstaje z chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi. Ponadto każda zaliczka pobrana przed dokonaniem usług podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej, a jej rejestracja powinna być dokonana z chwilą jej otrzymania. W przypadku wpłaty na konto, w związku z niemożliwością ewidencjonowania wstecz, rejestracja powinna być dokonana w dniu wpływu zaliczki do banku, o którym informacja znajduje się na wyciągu bankowym. W przypadku sprzedaży wysyłkowej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty oraz w tym momencie także należy rejestrować ją na kasie fiskalnej. Po rejestracji obrotu za pomocą kas fiskalnych należy sporządzić raport fiskalny dobowy na koniec każdego dnia oraz raport fiskalny miesięczny po dokonaniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca.

Sprzedaż internetowa

W sytuacji, gdy podatnik zajmuje się sprzedażą, w której należności otrzymuje przelewem lub gotówka, ma obowiązek założenia kasy fiskalnej w przypadku przekroczenia limitu. Zwolnieniu z kasy fiskalnej podlegają również podatnicy zajmujący się sprzedażą za pośrednictwem aukcji internetowych.

Sprzedaż w systemie marża

Podatnik dokonujący sprzedaży towarów, dla których podstawą opodatkowania jest marża, ewidencjonuje na kasie cenę sprzedaży towaru stanowiącą kwotę nabycia towaru powiększoną o kwotę marży. Na kasie należy wybrać wolną stawkę i oznaczyć ją jako stawkę 0% oraz poinformować, że jest ona przypisana do sprzedaży w systemie marża.

Skutki nieprowadzenia ewidencji sprzedaży

W przypadku stwierdzenia, że podatnik zwolniony podmiotowo z VAT nie prowadzi ewidencji sprzedaży lub prowadzi ją w sposób nierzetelny, naczelnik Urzędu Skarbowego lub organ kontroli skarbowej określa wartość niezaewidencjonowanej sprzedaży w drodze oszacowania i ustala podatek przy zastosowaniu stawki 23% bez prawa obniżenia kwoty podatku należnego.